Kami kembali dengan serangkaian pembaruan dan peningkatan baru untuk memperbaiki alur kerja operasional lapangan harian Anda. Bulan ini, fokus kami adalah mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan visibilitas terhadap apa yang terjadi di lapangan.
Kami telah meningkatkan laporan aktivitas lapangan, memperkenalkan widget aplikasi interaktif, menambahkan peringatan SOS yang akurat, mengaktifkan berbagi tautan aktivitas, dan menambahkan fitur layanan mandiri.
Perubahan ini akan membantu tim lapangan tetap terorganisir dan efisien, serta memungkinkan para manajer untuk mengambil tindakan cepat dan akurat terkait aktivitas lapangan.
Simak semua pembaruan dan peningkatan yang telah kami perkenalkan di aplikasi web TaskEye, aplikasi Karyawan, dan aplikasi seluler Manajer.
PEMBARUAN TASKEYE
1. Batasi akses karyawan untuk keluar dari aplikasi web TaskEye demi kepatuhan kerja lapangan yang lebih baik.
Sebelumnya, tim lapangan dapat keluar (logout) kapan saja, bahkan jika pekerjaan mereka belum selesai. Sekarang, manajer dapat menonaktifkan opsi keluar (logout) di Dasbor web TaskEye untuk tim lapangan seperti yang terlihat di gambar 1 di bawah.
Hal ini memastikan bahwa staf lapangan terus bekerja dengan sungguh-sungguh dan tetap masuk ke sistem selama jam kerja mereka.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Akses konfigurasi “batasi logout” di dalam pengaturan aturan perusahaan.
- Aktifkan atau nonaktifkan akses logout menggunakan kotak centang.
- Terapkan pengaturan tersebut untuk semua karyawan di perusahaan secara instan.
- Terapkan kontinuitas login tanpa pemantauan manual.
- Aktifkan kembali fungsi logout secara instan jika persyaratan operasional berubah.
2. Tetapkan pembatasan logout karyawan sebelum penyelesaian shift pada aplikasi karyawan TaskEye.
Oleh karena itu, ketika manajer menonaktifkan opsi logout dari dasbor web mereka untuk semua karyawan lapangan di organisasi, efeknya akan otomatis terlihat pada Aplikasi karyawan TaskEye.
Oleh karena itu, karyawan tidak perlu memulai ulang atau memperbarui aplikasi untuk melihat dampaknya pada perangkat seluler mereka.
Apa yang berubah di aplikasi ini?
- Tombol logout tetap terlihat saat pengaturan dinonaktifkan dan menjadi tidak dapat diklik saat pembatasan diaktifkan.
- Perubahan berlaku secara instan tanpa perlu login ulang seperti yang terlihat pada gambar 2 di atas.
- Pembaruan konfigurasi berlaku secara instan di semua sesi karyawan yang aktif.
- Status sesi tetap sama selama shift karyawan tersebut untuk mencegah logout yang tidak disengaja atau tidak sah.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Memastikan tim lapangan tetap aktif dan tulus selama jam kerja yang telah ditentukan.
- Mengurangi risiko kehilangan data atau celah pelacakan yang disebabkan oleh seringnya logout manual.
- Mencegah logout tanpa izin atau terlalu cepat dan mengurangi upaya pengawasan manual.
- Pembaruan berlaku secara instan, tanpa mengharuskan karyawan untuk masuk kembali atau menyegarkan halaman.
- Memungkinkan administrator untuk mengelola status masuk dan keluar aplikasi karyawan di seluruh perusahaan hanya dengan satu klik.
3. Akses wawasan aktivitas karyawan secara detail langsung melalui widget aplikasi yang dapat diklik.
Sebelumnya, para manajer hanya dapat melihat ringkasan dan data numerik tentang aktivitas karyawan.
Mereka tidak dapat mengklik untuk melihat informasi detail tentang tugas karyawan, jarak tempuh, atau karyawan yang tidak dapat dihubungi.
Sekarang, mereka tidak perlu beralih ke aplikasi web untuk mendapatkan tampilan detail aktivitas karyawan seperti yang terlihat di gambar 3 di bawah.
Detail aktivitas tim lapangan kini dapat diklik melalui widget interaktif yang tersedia di Aplikasi seluler manajer.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Klik pada widget status tugas untuk melihat daftar spesifik yang difilter berdasarkan prioritas (tinggi, sedang, atau rendah).
- Klik pada widget jarak karyawan (untuk membuka tampilan detail karyawan yang mencakup jarak tempuh, pekerjaan yang dilakukan, dan waktu istirahat).
- Pilih baris tertentu di widget tidak dapat dijangkau untuk mengidentifikasi karyawan berdasarkan durasi ketidaktersediaan mereka dan menghasilkan laporan kejadian ketidaktersediaan untuk setiap karyawan.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Mengidentifikasi masalah kritis, seperti karyawan yang tidak dapat dihubungi atau hambatan tugas prioritas tinggi, dalam hitungan detik.
- Mengurangi peralihan konteks antar platform dan mempercepat pengambilan keputusan di lapangan.
- Menghilangkan kebutuhan bagi manajer untuk mengakses versi web guna melihat laporan aktivitas karyawan secara detail.
- Mengurangi risiko kesalahan penyaringan manual dengan menggunakan pemicu tautan langsung dari widget ringkasan.
- Memastikan bahwa manajer lapangan melihat kolom data dan logika yang sama persis di perangkat seluler seperti yang mereka lihat di dasbor.
4. Akses kejadian yang tidak dapat dijangkau & laporan jarak harian dari aplikasi TaskEye manager.
Sejauh ini, para manajer harus masuk ke dasbor web mereka untuk melihat catatan rinci tentang jarak tempuh harian karyawan. Selain itu, mereka tidak memiliki cara cepat untuk melacak semua karyawan yang tidak dapat dihubungi dan aktivitas mereka.
Sekarang, baik laporan kejadian yang tidak dapat dijangkau maupun laporan jarak harian tersedia untuk dilihat di Aplikasi seluler TaskEye Manager.
Oleh karena itu, para manajer dapat melihat laporan aktivitas karyawan bergaya web yang sama tanpa perlu masuk ke komputer mereka seperti yang terlihat pada gambar 4 di bawah.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Lihat laporan kejadian yang tidak dapat dijangkau untuk melihat secara pasti kapan dan di mana karyawan kehilangan koneksi.
- Periksa laporan jarak harian untuk melihat berapa kilometer yang ditempuh setiap anggota tim setiap hari.
- Gunakan fitur "gulir horizontal" untuk menelusuri data selama 31 hari, sementara nama karyawan tetap terkunci agar mudah dibaca.
- Simpan dan bagikan data dengan mengekspor laporan sebagai file XLS atau PDF langsung dari aplikasi seluler.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Para manajer tidak lagi memerlukan komputer desktop untuk melihat laporan aktivitas terperinci dari karyawan lapangan.
- Antarmuka grid yang dapat digulir dirancang untuk layar ponsel, sehingga data yang kompleks tetap terorganisir dan memudahkan akses ke laporan.
- Laporan versi seluler menampilkan detail yang sama persis dengan versi web, jadi tidak perlu melihat informasi secara detail dari web.
- Pengguna dapat membuat dan mengirim file PDF atau Excel profesional dari aplikasi seluler.
- Meningkatkan pelacakan aktivitas karyawan secara real-time, memungkinkan identifikasi dan tindak lanjut masalah yang lebih cepat.
5. Unduh laporan kehadiran dan riwayat tugas langsung dari aplikasi karyawan TaskEye.
Sampai saat ini, anggota tim lapangan tidak memiliki cara langsung untuk mengakses riwayat tugas dan laporan kehadiran mereka.
Mereka harus menunggu manajer mereka untuk membuat dan menjadwalkan laporan aktivitas karyawan serta membagikannya kepada anggota tim lapangan mereka.
Sekarang, staf lapangan dapat mengunduh riwayat kehadiran dan tugas mereka sendiri langsung dari aplikasi seluler seperti yang terlihat di gambar 5 di bawah.
Hal ini mengurangi beban manajer dan menjaga agar karyawan selalu mendapatkan informasi terkini tentang aktivitas harian mereka di lapangan.
Lalu apa yang bisa dilakukan tim lapangan sekarang?
- Unduh laporan kehadiran dari layar absensi menggunakan ikon di pojok kanan atas.
- Unduh laporan riwayat tugas dari layar kalender menggunakan ikon di pojok kanan atas.
- Akses riwayat tugas hanya untuk bulan berjalan atau bulan sebelumnya, karena sistem secara otomatis menyembunyikan opsi untuk tanggal mendatang guna memastikan keakuratan data.
- Buat laporan detail PDF untuk bulan berjalan atau bulan sebelumnya hanya dengan satu ketukan.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Karyawan dapat mengakses catatan tugas dan kehadiran mereka secara langsung melalui perangkat seluler mereka.
- Para manajer tidak perlu menghabiskan waktu untuk menyusun jadwal laporan aktivitas lapangan individual untuk setiap anggota tim.
- Laporan dihasilkan berdasarkan bulan yang sedang dilihat di layar, memberikan kendali penuh atas pemilihan data.
- Ekspor PDF terperinci siap untuk penggunaan resmi, mencerminkan laporan berkualitas tinggi yang sebelumnya hanya tersedia di web.
- Meningkatkan transparansi dalam pencatatan kehadiran dan tugas, serta menyederhanakan berbagi laporan dan pencatatan data.
6. Kelola rentang tanggal yang diperluas dalam laporan formulir kustom di dasbor.
Sebelumnya, sulit untuk menganalisisnya. laporan formulir khusus karena rentang tanggal yang terbatas.
Sekarang, manajer dapat menganalisis data formulir kustom dalam jangka waktu yang lebih lama dan juga menghapus data yang tidak relevan atau kategori tugas usang tampilan di semua perangkat.
Hal ini memungkinkan mereka untuk melakukan analisis data yang lebih rinci untuk setiap aktivitas lapangan dan memberikan laporan kerja yang akurat selama audit dan inspeksi seperti yang terlihat pada gambar 6 di bawah.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Pilih rentang tanggal hingga 3 bulan dalam laporan formulir khusus untuk analisis aktivitas lapangan yang lebih baik.
- Melihat detail tingkat kunjungan dalam laporan, termasuk waktu mulai/berakhir tugas, lokasi formulir yang tepat, dan data yang dikumpulkan di lokasi.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Memperluas periode dari 7 hari menjadi 3 bulan memungkinkan analisis tren triwulanan dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Menyertakan data waktu dan lokasi tugas dalam laporan formulir khusus memberikan gambaran lengkap tentang setiap kunjungan lokasi.
7. Saring tugas aktif dan tidak aktif untuk setiap anggota tim dari bagian kategori tugas.
Sebelumnya, sulit untuk membedakan antara kategori tugas aktif dan tidak aktif. Selain itu, banyak kategori tugas yang tidak relevan ditampilkan ketika kategori tertentu dipilih.
Hal ini membuat layar ikhtisar detail tugas menjadi sangat berantakan dan sulit untuk dianalisis.
Sekarang, manajer dapat memilih dan melihat semua kategori aktif dan menghapus tampilan kategori tugas yang tidak relevan atau sudah usang di semua perangkat seperti yang terlihat pada gambar 7 di atas.
Hal ini memungkinkan mereka untuk melakukan analisis yang lebih detail terhadap aktivitas lapangan dan menyederhanakan proses pemilihan tugas untuk tim lapangan.
8. Pilih kategori aktif saat membuat tugas baru dari aplikasi karyawan TaskEye.
Oleh karena itu, pemilihan tugas dari kategori yang telah ditetapkan kini lebih rapi dan lebih relevan bagi tim lapangan selama operasi harian.
Oleh karena itu, saat membuat tugas di Aplikasi karyawan TaskEye, tim lapangan kini hanya dapat menambahkan kategori “aktif” dari menu tarik-turun kategori seperti yang terlihat pada gambar 8 di bawah.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Gunakan yang baru “Apakah aktif?” Kotak centang untuk menyembunyikan kategori tugas lama, tidak relevan, atau musiman dari layar pemilihan kategori tugas.
- Pastikan ruang kerja lebih bersih dengan menonaktifkan kategori tanpa menghapus data aktivitas karyawan sebelumnya.
Secara otomatis mempertahankan semua kategori yang ada sebagai aktif secara default untuk transisi yang mulus.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Menyembunyikan kategori tugas yang tidak aktif membantu karyawan lapangan menemukan tugas yang relevan lebih cepat dan mengurangi kesalahan pemilihan kategori.
- Meningkatkan akurasi dalam pembuatan tugas sekaligus mempertahankan kesinambungan alur kerja yang ada.
9. Analisis laporan perjalanan karyawan dari laporan perencana perjalanan di dasbor.
Sebelumnya, tidak ada cara bagi manajer untuk melacak dan menganalisis kinerja perjalanan dan transportasi berdasarkan karyawan dan rute.
Sekarang, dengan yang baru laporan perencana perjalanan, para manajer dapat memantau semua rute, perjalanan, dan titik pemeriksaan karyawan seperti yang terlihat di gambar 9 di bawah.
Selain itu, mereka dapat membandingkan laporan perjalanan dengan bukti pengeluaran perjalanan yang diserahkan oleh tim lapangan mereka.
Pembaruan ini menyediakan tampilan tunggal untuk menganalisis efisiensi rute, kinerja karyawan, dan data tingkat pos pemeriksaan.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Akses laporan perencana perjalanan terpusat dengan tampilan per perjalanan dan per karyawan.
- Mulailah dengan ringkasan, perluas baris untuk melihat detail perjalanan spesifik, lalu telusuri lebih lanjut ke dalam catatan titik pemeriksaan individual.
- Beralih antara tampilan per karyawan (untuk mengaudit anggota tim) dan tampilan per perjalanan (untuk mengaudit kinerja rute tertentu).
- Lihat metrik yang dihitung oleh sistem, termasuk tingkat penyelesaian, durasi perjalanan, dan titik pemeriksaan yang dikunjungi.
- Klik salah satu “tempat untuk dikunjungi” untuk membuka jendela pop-up peta instan yang menunjukkan lokasi geografis tepatnya.
- Tambahkan umpan balik dalam jendela pop-up pada satu laporan, dan umpan balik tersebut akan otomatis muncul di semua laporan perjalanan terkait untuk konsistensi total.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Menghilangkan kebutuhan untuk mengumpulkan data dari berbagai layar; semuanya, mulai dari statistik tingkat tinggi hingga waktu pelaksanaan tugas tertentu, berada di satu tempat.
- Meningkatkan visibilitas terhadap keterlambatan dan penyelesaian sebagian, memungkinkan identifikasi inefisiensi operasional dengan lebih cepat.
- Setiap kunjungan ke pos pemeriksaan mencakup waktu mulai/berakhir dan lokasi, sehingga memberikan jejak audit yang tak terbantahkan atas pekerjaan lapangan.
- Catatan bersama memastikan bahwa setiap manajer yang melihat suatu perjalanan pelanggan akan melihat catatan yang sama, terlepas dari laporan mana yang mereka gunakan.
- Mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan berbasis data, serta mengurangi upaya manual dengan perhitungan data lapangan otomatis.
10. Menerima notifikasi instan untuk karyawan yang sedang bertugas tetapi tidak hadir.
Sebelumnya, ketika karyawan lapangan itu menganggur di lokasi tertentuPara manajer tidak segera diberitahu, dan mereka kurang mendapatkan kejelasan selama proses tersebut. pelacakan tugas aktif.
Sekarang, pemberitahuan tidak aktif diaktifkan secara akurat untuk karyawan yang sedang bertugas dengan konteks lengkap seperti yang terlihat pada gambar 10 di bawah.
Sistem mengirimkan peringatan otomatis setiap kali anggota tim tetap tidak aktif saat mereka sedang bertugas secara resmi. Setiap pemberitahuan mencakup detail waktu dan lokasi yang tepat dari kejadian tidak aktif tersebut.
Hal ini memungkinkan para manajer untuk mengatasi kesenjangan produktivitas saat terjadi di lapangan.
11. Bagikan detail aktivitas karyawan harian melalui tautan eksternal.
Sebelumnya, para manajer harus masuk ke aplikasi web mereka untuk membagikan detail aktivitas harian karyawan lapangan mereka kepada klien.
Namun kini mereka dapat membagikan semua catatan kerja lapangan yang terperinci, mulai dari kehadiran hingga detail perjalanan, melalui tautan eksternal yang aman seperti yang terlihat pada gambar 11 di bawah.
Hal ini memungkinkan para manajer untuk berbagi detail tim lapangan dengan cepat tanpa perlu masuk ke sistem. Aplikasi web TaskEye.
Selain itu, tautan tersebut dapat diakses hingga 1 jam, memberikan semua klien waktu yang cukup untuk menganalisis catatan yang dibagikan oleh supervisor tim lapangan.
Mengapa pembaruan ini penting?
- Mempermudah berbagi laporan aktivitas rute dan tugas dengan klien dan tim eksternal.
- Menghilangkan ketergantungan pada login aplikasi web dengan berbagi tautan eksternal.
- Menjaga keamanan data dengan memberikan akses terbatas waktu ke semua catatan aktivitas lapangan.
12. Memberikan bantuan darurat cepat dengan notifikasi peringatan SOS frekuensi tinggi yang akurat.
Lebih awal, pemicu SOS berulang Dalam waktu singkat, notifikasi tidak muncul di benak para manajer. Sekarang, setiap pemicu SOS selalu menghasilkan notifikasi.
Kami telah melakukan peningkatan sistem tanggap darurat untuk memastikan bahwa tidak ada sinyal bahaya yang terlewatkan, bahkan selama situasi bertekanan tinggi seperti yang terlihat pada gambar 12 di bawah.
Lalu apa yang bisa dilakukan para manajer sekarang?
- Terima notifikasi untuk setiap pemicu SOS dan tanggapi keadaan darurat dengan visibilitas lengkap.
- Pantau peringatan berulang tanpa melewatkan peringatan yang memiliki batas waktu dekat.
- Sistem ini sekarang merekam setiap penekanan tombol SOS.
- Oleh karena itu, meskipun tombol ditekan beberapa kali dalam waktu yang sangat singkat, manajer akan menerima pemberitahuan untuk setiap pemicu individual.
- Menjamin bahwa sinyal darurat tidak akan pernah disaring atau dilewati oleh sistem.
13. Mengaktifkan atau menonaktifkan konfigurasi untuk penandaan air (watermark) media berbasis geotag.
Lebih awal, media yang diberi tag geografis selalu menyertakan tanda air yang tidak dapat dinonaktifkan. Sekarang, penanda air Dapat diaktifkan atau dinonaktifkan berdasarkan kebutuhan organisasi.
Kini administrator memiliki kendali penuh atas bagaimana data lokasi dan waktu ditampilkan pada media yang diambil di lapangan, seperti yang terlihat pada gambar 13 di bawah.
Apa yang berubah di aplikasi ini?
- Pengaturan baru memungkinkan administrator untuk "mengaktifkan atau menonaktifkan" tanda air untuk foto/video yang diberi penanda lokasi dan stempel waktu.
- Saat diaktifkan, semua media di lokasi akan secara otomatis menampilkan lokasi dan waktu pengambilan gambarnya secara tepat.
- Kini perusahaan dapat memilih untuk menampilkan atau menyembunyikan detail ini berdasarkan persyaratan pelaporan spesifik mereka.