نعود إليكم بمجموعة جديدة من التحديثات والتحسينات لتعزيز سير العمليات الميدانية اليومية. هذا الشهر، نركز على تقليل العمل اليدوي وتحسين الشفافية فيما يحدث في الميدان.
لقد قمنا بتحسين تقارير النشاط الميداني، وأدخلنا أدوات التطبيق التفاعلية، وأضفنا تنبيهات استغاثة دقيقة، ومكّنا من مشاركة روابط الأنشطة، وأضفنا ميزات الخدمة الذاتية.
ستساعد هذه التغييرات فرق العمل الميدانية على البقاء منظمة وفعالة، وستسمح للمديرين باتخاذ إجراءات سريعة ودقيقة تتعلق بالنشاط الميداني.
ألق نظرة على جميع التحديثات والتحسينات التي أدخلناها على تطبيق TaskEye على الويب، وتطبيق الموظفين، وتطبيق المديرين للهواتف المحمولة.
تحديثات تاسكي
1. تقييد تسجيل خروج الموظفين من تطبيق TaskEye الإلكتروني لتحسين الالتزام بالعمل الميداني
في السابق، كان بإمكان فرق العمل الميدانية تسجيل الخروج في أي وقت، حتى لو لم يكتمل عملهم. أما الآن، فيمكن للمديرين تعطيل خيار تسجيل الخروج في لوحة تحكم TaskEye على الويب بالنسبة للفرق الميدانية كما هو موضح في الصورة رقم 1 أدناه.
وهذا يضمن استمرار الموظفين الميدانيين في العمل بإخلاص والبقاء متصلين بالإنترنت خلال ساعات عملهم.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- يمكنك الوصول إلى إعدادات "تقييد تسجيل الخروج" ضمن إعدادات قواعد الشركة.
- قم بتمكين أو تعطيل الوصول لتسجيل الخروج باستخدام خانة اختيار.
- قم بتطبيق الإعدادات على جميع الموظفين في الشركة فوراً.
- فرض استمرارية تسجيل الدخول دون مراقبة يدوية.
- أعد تفعيل خاصية تسجيل الخروج فورًا في حال تغير متطلبات التشغيل.
2. قم بتعيين قيود تسجيل خروج الموظفين قبل انتهاء نوبتهم في تطبيق TaskEye للموظفين
وبالتالي، عندما يقوم المدير بتعطيل خيار تسجيل الخروج من لوحة التحكم الخاصة به على الويب لجميع الموظفين الميدانيين في المؤسسة، يظهر التأثير تلقائيًا على تطبيق TaskEye للموظفين.
وبالتالي، لا يحتاج الموظفون إلى إعادة تشغيل التطبيق أو تحديثه لرؤية تأثيره على أجهزتهم المحمولة.
ما الذي تغير في التطبيق؟
- يظل زر تسجيل الخروج مرئيًا عند تعطيل الإعداد، ويصبح غير قابل للنقر عند تمكين التقييد.
- تُطبّق التغييرات فورًا دون الحاجة إلى إعادة تسجيل الدخول كما هو موضح في الصورة رقم 2 أعلاه.
- يتم تطبيق تحديثات التكوين فورًا على جميع جلسات الموظفين النشطة.
- تبقى حالة الجلسة كما هي خلال نوبة عمل الموظف المعني لمنع عمليات تسجيل الخروج العرضية أو غير المصرح بها.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يضمن بقاء فرق العمل الميدانية نشطة ومخلصة خلال ساعات العمل المخصصة لها.
- يقلل من خطر فقدان البيانات أو وجود ثغرات في التتبع ناتجة عن عمليات تسجيل الخروج اليدوية المتكررة.
- يمنع عمليات تسجيل الخروج غير المصرح بها أو المبكرة ويقلل من جهد الإشراف اليدوي.
- تُفعّل التحديثات على الفور، دون الحاجة إلى إعادة تسجيل الدخول أو تحديث الصفحة.
- يُمكّن المسؤولين من إدارة حالة تسجيل دخول وخروج الموظفين من التطبيق على مستوى الشركة بنقرة واحدة.
3. الوصول إلى معلومات تفصيلية حول أنشطة الموظفين مباشرةً عبر أدوات التطبيق القابلة للنقر.
في السابق، كان بإمكان المديرين الاطلاع فقط على ملخص البيانات والبيانات الرقمية المتعلقة بأنشطة الموظفين.
لم يتمكنوا من النقر لعرض المعلومات التفصيلية حول مهام الموظفين، والمسافة المقطوعة، أو الموظفين الذين يتعذر الوصول إليهم.
الآن، لم يعد عليهم الانتقال إلى تطبيق الويب للحصول على عرض تفصيلي لأنشطة الموظفين كما هو موضح في الصورة رقم 3 أدناه.
أصبحت تفاصيل أنشطة الفريق الميداني قابلة للنقر الآن عبر الأدوات التفاعلية المتوفرة على تطبيق إدارة الهاتف المحمول.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- انقر على أداة عرض حالة المهمة لعرض قوائم محددة تم تصفيتها حسب الأولوية (عالية، متوسطة، أو منخفضة).
- انقر على أداة قياس المسافة بين الموظفين لفتح عرض تفصيلي للموظف يتضمن المسافة المقطوعة والعمل المنجز ووقت الاستراحة).
- حدد صفوفًا معينة في أداة غير قابلة للوصول لتحديد الموظفين بناءً على مدة عدم إمكانية الوصول إليهم وإنشاء تقرير عن حالة عدم إمكانية الوصول لكل موظف.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يحدد المشكلات الحرجة، مثل الموظفين الذين لا يمكن الوصول إليهم أو عقبات المهام ذات الأولوية العالية، في ثوانٍ.
- يقلل من تبديل السياق بين المنصات ويسرع عملية اتخاذ القرار في الميدان.
- يلغي هذا النظام حاجة المديرين إلى الوصول إلى نسخة الويب لعرض تقارير مفصلة عن أنشطة الموظفين.
- يقلل من خطر حدوث أخطاء في التصفية اليدوية باستخدام مشغلات الروابط المباشرة من أدوات الملخص.
- يضمن ذلك أن يرى مديرو الميدان نفس أعمدة البيانات والمنطق تمامًا على الهاتف المحمول كما يرونها على لوحة المعلومات.
4. الوصول إلى الأحداث التي يتعذر الوصول إليها وتقارير المسافة اليومية من تطبيق TaskEye للإدارة
حتى الآن، كان على المديرين تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بهم على الإنترنت للاطلاع على سجلات مفصلة للمسافة التي يقطعها الموظفون يوميًا. إضافةً إلى ذلك، لم تكن لديهم طريقة سريعة لتتبع جميع الموظفين الذين يتعذر الوصول إليهم وأنشطتهم.
أصبح بالإمكان الآن الاطلاع على كل من الحدث الذي يتعذر الوصول إليه وتقارير المسافة اليومية في تطبيق TaskEye لإدارة الأجهزة المحمولة.
وبالتالي، يمكن للمديرين الاطلاع على تقارير نشاط الموظفين التي تشبه تقارير الويب دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم كما هو موضح في الصورة رقم 4 أدناه.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- شاهد تقرير عن حدث يتعذر الوصول إليه لمعرفة متى وأين يفقد الموظفون الاتصال بالضبط.
- تحقق من تقرير المسافة اليومية لمعرفة عدد الكيلومترات التي يقطعها كل عضو من أعضاء الفريق يوميًا.
- استخدم "التمرير الأفقي" للتنقل بين بيانات 31 يومًا بينما تبقى أسماء الموظفين ثابتة في مكانها لسهولة القراءة.
- احفظ البيانات وشاركها عن طريق تصدير التقارير كملفات XLS أو PDF مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- لم يعد المديرون بحاجة إلى جهاز كمبيوتر مكتبي للاطلاع على تقارير الأنشطة التفصيلية للموظفين الميدانيين.
- تم تصميم واجهة الشبكة القابلة للتمرير لشاشات الهواتف المحمولة، بحيث تبقى البيانات المعقدة منظمة وتسهل الوصول إلى التقارير.
- تعرض التقارير عبر الهاتف المحمول نفس التفاصيل الموجودة في نسخة الويب، لذلك لا حاجة لعرض أي معلومات بالتفصيل من الويب.
- يمكن للمستخدمين إنشاء وإرسال ملفات PDF أو Excel احترافية من تطبيق الهاتف المحمول.
- يحسّن تتبع نشاط الموظفين في الوقت الفعلي، مما يتيح تحديد المشكلات ومتابعتها بشكل أسرع.
5. قم بتنزيل تقارير الحضور وسجل المهام مباشرة من تطبيق TaskEye للموظفين
حتى الآن، لم يكن لدى أعضاء الفريق الميداني أي طريقة مباشرة للوصول إلى سجل مهامهم وتقارير حضورهم.
كان عليهم الانتظار حتى يقوم مديروهم بإنشاء تقارير أنشطة الموظفين وجدولتها ومشاركتها مع أعضاء فريقهم الميداني.
الآن، يمكن للموظفين الميدانيين تنزيل سجلات حضورهم ومهامهم مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول كما هو موضح في الصورة رقم 5 أدناه.
هذا يقلل من عبء المدير ويبقي الموظفين على اطلاع دائم بأنشطتهم الميدانية اليومية.
ما الذي يمكن أن تفعله الفرق الميدانية الآن؟
- قم بتنزيل تقرير الحضور من شاشة الحضور باستخدام الأيقونة الموجودة أعلى اليمين.
- قم بتنزيل تقرير تاريخ المهمة من شاشة التقويم باستخدام الأيقونة الموجودة أعلى اليمين.
- يمكنك الوصول إلى سجل المهام للأشهر الحالية أو السابقة فقط، حيث يقوم النظام تلقائيًا بإخفاء خيارات التواريخ المستقبلية لضمان دقة البيانات.
- أنشئ تقريرًا تفصيليًا بصيغة PDF لأي شهر حالي أو سابق بنقرة واحدة.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يمكن للموظفين الوصول إلى سجلات مهامهم وحضورهم فوراً على أجهزتهم المحمولة.
- لا يتعين على المديرين قضاء الوقت في إعداد جداول تقارير الأنشطة الميدانية الفردية لكل عضو من أعضاء الفريق.
- يتم إنشاء التقارير بناءً على الشهر المعروض حاليًا على الشاشة، مما يوفر تحكمًا كاملاً في اختيار البيانات.
- أصبحت ملفات PDF التفصيلية جاهزة للاستخدام الرسمي، وهي تعكس التقارير عالية الجودة التي كانت متاحة سابقًا فقط على الإنترنت.
- يحسّن الشفافية فيما يتعلق بالحضور وتتبع المهام، ويبسط عملية مشاركة التقارير وحفظ السجلات.
6. إدارة نطاق التواريخ الممتد في تقارير النماذج المخصصة على لوحة المعلومات
في السابق، كان من الصعب تحليل تقارير النماذج المخصصة بسبب النطاق الزمني المحدود.
الآن، يمكن للمديرين تحليل بيانات النماذج المخصصة على مدى فترة أطول، وكذلك إزالة أي بيانات غير ذات صلة أو فئة المهام القديمة يعرض على جميع الأجهزة.
وهذا يمكّنهم من إجراء تحليل بيانات أكثر تفصيلاً لكل نشاط ميداني وتقديم تقارير عمل دقيقة أثناء عمليات التدقيق والتفتيش كما هو موضح في الصورة رقم 6 أدناه.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- اختر نطاق زمني يصل إلى 3 أشهر في تقارير النماذج المخصصة لتحليل أفضل للأنشطة الميدانية.
- منظر تفاصيل مستوى الزيارة في التقارير، بما في ذلك أوقات بدء/انتهاء المهام، ومواقع النماذج الدقيقة، والبيانات التي تم جمعها في الموقع.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- إن التوسع من 7 أيام إلى 3 أشهر يسمح بإجراء تحليل الاتجاهات ربع السنوية واتخاذ قرارات أفضل.
- إن تضمين توقيتات المهام وبيانات الموقع في تقارير النماذج المخصصة يوفر نظرة عامة كاملة على كل زيارة للموقع.
7. قم بتصفية المهام النشطة وغير النشطة لكل عضو في الفريق من قسم فئة المهام
في السابق، كان من الصعب التمييز بين فئات المهام النشطة وغير النشطة. علاوة على ذلك، كانت تظهر العديد من فئات المهام غير ذات الصلة عند تحديد فئة معينة.
هذا جعل شاشة عرض تفاصيل المهمة مزدحمة للغاية ويصعب تحليلها.
الآن، يمكن للمديرين اختيار وعرض جميع الفئات النشطة وإزالة أي عروض لفئات المهام غير ذات الصلة أو القديمة عبر جميع الأجهزة كما هو موضح في الصورة رقم 7 أعلاه.
وهذا يمكّنهم من إجراء تحليل أكثر تفصيلاً للأنشطة الميدانية وتبسيط عملية اختيار المهام للفرق الميدانية.
8. حدد الفئات النشطة أثناء إنشاء مهمة جديدة من تطبيق TaskEye للموظفين
وبالتالي، أصبح اختيار المهام من الفئات المحددة مسبقًا أكثر وضوحًا وملاءمة للفرق الميدانية أثناء العمليات اليومية.
وبالتالي، عند إنشاء مهمة في تطبيق TaskEye للموظفينيمكن لفريق العمل الميداني الآن إضافة الفئات "النشطة" فقط من القائمة المنسدلة للفئات كما هو موضح في الصورة رقم 8 أدناه.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- استخدم الجديد "نشط؟" مربع اختيار لإخفاء فئات المهام القديمة أو غير ذات الصلة أو الموسمية من شاشة اختيار فئة المهام.
- احرص على توفير بيئة عمل أنظف عن طريق تعطيل الفئات دون حذف بيانات نشاط الموظفين السابقة.
يتم الحفاظ تلقائيًا على جميع الفئات الحالية نشطة بشكل افتراضي من أجل انتقال سلس.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يساعد إخفاء فئات المهام غير النشطة الموظفين الميدانيين على إيجاد المهام ذات الصلة بشكل أسرع ويقلل من أخطاء اختيار الفئة.
- يحسن دقة إنشاء المهام مع الحفاظ على استمرارية سير العمل الحالي.
9. تحليل تقارير رحلة الموظف من تقرير مخطط الرحلة على لوحة المعلومات
في السابق، لم تكن هناك طريقة للمديرين لتتبع وتحليل أداء الرحلات والسفر حسب الموظف والمسار.
الآن، مع الجديد تقرير مخطط الرحلةيمكن للمديرين مراقبة جميع مسارات الموظفين ورحلاتهم ونقاط التفتيش كما هو موضح في الصورة رقم 9 أدناه.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم مقارنة تقارير الرحلات مع إيصالات نفقات السفر التي قدمتها فرقهم الميدانية.
يوفر هذا التحديث عرضًا واحدًا لتحليل كفاءة المسار وأداء الموظفين وبيانات مستوى نقاط التفتيش.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- يمكنك الوصول إلى تقرير تخطيط الرحلات المركزي مع عرض الرحلات وعرض الموظفين.
- ابدأ بملخص، ثم قم بتوسيع الصفوف لعرض تفاصيل الرحلة المحددة، ثم تعمق أكثر في سجلات نقاط التفتيش الفردية.
- قم بالتبديل بين العروض الخاصة بالموظفين (لمراجعة أداء أعضاء الفريق) والعروض الخاصة بالرحلات (لمراجعة أداء مسار محدد).
- عرض المقاييس المحسوبة بواسطة النظام، بما في ذلك معدل الإنجاز، ومدة الرحلة، ونقاط التفتيش التي تمت زيارتها.
- انقر على أي "مكان للزيارة"لفتح نافذة منبثقة لخريطة فورية تُظهر موقعها الجغرافي بدقة."
- أضف ملاحظاتك في نافذة منبثقة في أحد التقارير، وستظهر تلقائيًا في جميع تقارير الرحلة ذات الصلة لتحقيق الاتساق الكامل.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يلغي الحاجة إلى تجميع البيانات من شاشات مختلفة؛ فكل شيء من الإحصائيات عالية المستوى إلى توقيتات المهام المحددة موجود في مكان واحد.
- يحسّن من وضوح الرؤية بشأن التأخيرات والإنجازات الجزئية، مما يتيح تحديد أوجه القصور التشغيلية بشكل أسرع.
- تتضمن كل زيارة لنقطة التفتيش أوقات البدء والانتهاء والمواقع، مما يوفر سجلاً تدقيقياً لا جدال فيه للعمل الميداني.
- تضمن الملاحظات المشتركة أن يرى أي مدير ينظر إلى رحلة ما نفس الملاحظات، بغض النظر عن التقرير الذي يستخدمه.
- يدعم التخطيط واتخاذ القرارات بناءً على البيانات، ويقلل من الجهد اليدوي من خلال حسابات البيانات الميدانية الآلية.
10. تلقي إشعارات فورية للموظفين غير المناوبين
في وقت سابق، عندما كان الموظف الميداني الخمول في موقع معينلم يتم إخطار المديرين على الفور، وافتقروا إلى الوضوح خلال تتبع الخدمة الفعلية.
الآن، إشعارات الخمول يتم تفعيلها بدقة للموظفين المناوبين مع توفير سياق كامل كما هو موضح في الصورة رقم 10 أدناه.
يرسل النظام تنبيهًا تلقائيًا كلما بقي أحد أعضاء الفريق غير نشط أثناء فترة دوامه الرسمية. ويتضمن كل تنبيه تفاصيل دقيقة عن وقت وموقع حالة الخمول.
وهذا يسمح للمديرين بمعالجة فجوات الإنتاجية فور حدوثها في الميدان.
11. مشاركة تفاصيل أنشطة الموظفين اليومية عبر روابط خارجية
في السابق، كان على المديرين تسجيل الدخول إلى تطبيق الويب الخاص بهم لمشاركة تفاصيل النشاط اليومي لموظفيهم الميدانيين مع عملائهم.
لكن الآن بإمكانهم مشاركة جميع سجلات العمل الميداني التفصيلية، من الحضور إلى تفاصيل السفر، عبر روابط خارجية آمنة كما هو موضح في الصورة رقم 11 أدناه.
يتيح ذلك للمديرين مشاركة تفاصيل فرق العمل الميدانية بسرعة دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى تطبيق TaskEye على الويب.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إلى الروابط لمدة تصل إلى ساعة واحدة، مما يمنح جميع العملاء وقتًا كافيًا لتحليل السجلات التي شاركها مشرفو الفريق الميداني.
لماذا يُعد هذا التحديث مهمًا؟
- يُسهّل مشاركة تقارير أنشطة المسار والمهام مع العملاء والفرق الخارجية.
- يزيل الاعتماد على تسجيل الدخول إلى تطبيقات الويب من خلال مشاركة الروابط الخارجية.
- يحافظ على أمن البيانات من خلال منح وصول محدد المدة لجميع سجلات النشاط الميداني.
12. تقديم مساعدة طارئة سريعة من خلال إشعارات تنبيه SOS دقيقة وعالية التردد
سابقًا، تنبيهات استغاثة متكررة لم تكن تظهر الإشعارات للمديرين في وقت قصير. أما الآن، فكل تنبيه استغاثة يُرسل إشعارًا تلقائيًا.
لقد قمنا بترقية نظام الاستجابة للطوارئ لضمان عدم تفويت أي إشارة استغاثة، حتى في ظل ظروف الضغط العالي كما هو الحال في الصورة رقم 12 أدناه.
ما الذي يمكن للمديرين فعله الآن؟
- تلقي إشعارات لكل حالة طوارئ والاستجابة لها برؤية كاملة.
- راقب التنبيهات المتكررة دون تفويت أي تنبيهات قريبة ذات وقت محدد.
- يقوم النظام الآن بتسجيل كل ضغطة على زر الاستغاثة.
- وبالتالي، حتى لو تم الضغط على الزر عدة مرات في فترة قصيرة جدًا، فسيتلقى المدير إشعارًا لكل عملية تشغيل فردية.
- يضمن عدم تصفية أو تخطي إشارات الطوارئ من قبل النظام.
13. تفعيل أو تعطيل إعدادات العلامات المائية للوسائط ذات العلامات الجغرافية
سابقًا، الوسائط ذات العلامات الجغرافية كانت تتضمن دائمًا علامة مائية لا يمكن تعطيلها. الآن، وضع العلامات المائية يمكن تفعيلها أو تعطيلها بناءً على احتياجات المؤسسة.
أصبح بإمكان المسؤولين الآن التحكم الكامل في كيفية عرض بيانات الموقع والوقت على الوسائط الملتقطة ميدانيًا كما هو موضح في الصورة رقم 13 أدناه.
ما الذي تغير في التطبيق؟
- يتيح إعداد جديد للمسؤولين "تمكين أو تعطيل" العلامات المائية للصور/مقاطع الفيديو التي تحمل علامات جغرافية وطوابع زمنية.
- عند تفعيل هذه الخاصية، ستعرض جميع الوسائط الموجودة في الموقع تلقائيًا الموقع والوقت الدقيقين اللذين تم التقاطها فيهما.
- يمكن للشركات الآن اختيار إظهار هذه التفاصيل أو إخفائها بناءً على متطلبات إعداد التقارير الخاصة بها.